从零售商的收货过程说起
在零售企业的日常管理工作中，收货工作是一个至关重要的工作环节。通常情况下，我们将收货流程定义为供应商收到零售企业的商品订单为开始，门店收货入库为结束的标志，在这个整个的收货流程中涉及到的人物包括零售企业的采购买手，采购助理，传单员，配送中心收货人员，门店的收货人员，供应商的销售人员，供应商的送货人员等等，这些人物的情况与每一个业态的情况和企业内部经营管理的不同而不同。在整个收货流程中，零售企业往往会产生以下一些相关的单据，其中包括《补货通知单》，《商品订单》，《商品收货验收单》，《商品验收确认单（或者是入库单）》，《收货通知单》，《直送通知单》等单据。
在整个收货流程中，我们通过每一个单据来连接收货流程中的每一个步骤。
商品订单（Purchase order，简称P.O）的生成
首先，我们先简单的了解一下《商品订单》的生成过程。
通常情况下，零售企业的商业软件系统每天在日结以后根据库存，安全库存量来确认商品是否需要订货，当门店或者企业的商品现有库存低于安全库存量，则自动生成《商品订货通知单》。零售企业的采购买手或者采购助理根据《商品订货通知单》进行相应的修正表单数据，当然在理想的状态下，此时可以不用修改，直接审核后生成商品订单。但是在目前国内的连锁零售企业一般是很难做到完全使用自动订货系统来完成商品的订货流程的。
同时，连锁零售企业还有一个辅助生成《商品订单》手工订货的过程，这种。由于门店临时性的团购或者自动订货不准确发生遗漏，此时就产生了《商品补货通知单》，该单据的产生发起于门店的柜组长，经过采购买手审核后录入生成《商品订单》。
这两种方式是一个商品“推式订货”和“拉式订货”。随着连锁零售企业管理水平的不断发展，这两种订货方式我们更多的是推荐使用前者，后者只是辅助。
商品订单的信息说明
当零售企业的软件系统生成《商品订单》之后，零售企业会通过传真，英特网，电话通知或者供应商上门收取等方式将商品的订单传递给供应商。此时，供应商将会面对一张书面的《商品订货单》（下表）。《商品订货单》包含的信息比较多，大致包括供应商信息（供应商名称，电话，地址，联系人，传真号等），送货地信息（送货地是门店还是配送中心，还是中转仓库等等，送货地的电话，地址，联系人等），订货单商品信息（商品在系统中的编号，商品条形码，商品名称，订货单位，订货规格，订货数量，等等）。有些订单信息还会显示该供应商的结算信息（结算方式或者结算周期等），采购买手信息（采购的部门，买手姓名，买手联系电话等）。
在上面的订单中，我们会看到一些订单信息，供应商应当注意以下信息：
1．商品地订货有效周期，供应商必须有效期（有效期通常在10天左右最长不超过30天）内生成，不能早送或者晚送。早送或者晚送都会无法收货，因为在商业软件系统中还没有启动该订单或者已经取消该订单，所以供应商一定要在有效期内送货。
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